Bu makalede;
konuları anlatılacaktır.
Noqnoq ile iki yöntem kullanarak ziyaretçi kaydı oluşturabilir;
- Noqnoq dashboard ile
- Noqnoq iPad ile
Her iki yöntem ile de ziyaretçi kaydı yapıldıktan sonraki ev sahibini bilgilendirme süreci otomatiktir. Noqnoq ziyaretin başladığı tarih ve saat, ev sahinin bilgilendirildiği ve ziyareti onayladığı saat, hangi yöntem ile kayıt yapıldığı gibi verileri otomatik tespit edip kaydeder.
İPad ile ziyaretçi kaydı oluşturma;
Ziyaretçiler binamıza çat-kapı, davetli yada “tekrar” geliyor olabilir. Noqnoq iPad bu üç senaryoyu da yönetir;
İlk kez gelen “Çat-kapı” ziyaretçiler;
Beklenmedik yani davetli olmayan ziyaretçileriniz varsa iPad ile kayıt olabilir. Bu senaryoda ziyaretçi iPad’de kendisine sorulan ismi, kime ve ne sebeple geldiği, kendisine eşlik eden olup olmadığı gibi soruları ve adımları tamamladıktan sonra kaydını oluşturabilir. Oldukça basit ilave açıklama gerektirmeyen bir süreçtir.
Ziyaretçi gerekli kayıt oluşturma adımlarını tamamladığında, Noqnoq ziyaret kaydını web panele kaydeder ve ziyaretine gelinen kişiyi bilgilendirir.
Tekrar gelen ya da davetli ziyaretçiler;
Bir ziyaretçi daha önceden binanızda oturum açmış veya davetli ise, Noqnoq kelimenin tam anlamı ile bu ziyaretçiyi tanıyacak ve ziyaretçi verilerini tekrar sormadan otomatik doldurarak süreci hızlandıracaktır.
Bu ziyaretçiler de “Giriş için tıklayın” düğmesine dokunup isim ve soy isimlerini girecekler. Noqnoq tam ismini “gördükten” sonra isim benzerliği hatası yapmamak için maskeli bir “Bu siz misiniz?” teyit sorusu sorar. Ziyaretçi Evet’i tıklarsa, doldurulması gerekli alanları eski ziyaretlerinden ya da davet kayıtlarından otomatik olarak doldurur.
Davetin daha etkin kullanımı için ön kayıt özelliğini inceleyiniz.
İpucu: Noqnoq yazım hatalarında başarılı sonuç vermez.
Noqnoq sadece o güne ait davetlileri tanıyacaktır. İleri yada geçmiş tarihli isimleri tanıyamaz.
Panelden ziyaretçi kaydı oluşturma;
Ziyaretçilerin iPad’i kullanmadığı ya da kullanamadığı durumlarda, ön büro personeli web paneli kullanarak kayıt oluşturabilir. Bu durumda da anlık ev sahibi bildirimi otomatik gönderilecektir. Panelden kayıt oluşturmanın iki yöntemi vardır;
Ziyaretçi kolonundan;
Bu yöntem ile kayıt oluşturulduğunda iPad kullanılmadığı için açık rıza alma, gizlilik sözleşmesi imzalama ve fotoğraf çekme işlemlerini yapamayacağınızı hatırlatalım.
Yeni bir kayıt oluşturmak için şu adımları izleyiniz;
- Ziyaret paneli sekmesine gidiniz,
- Ziyaretçiler alanındaki + butonuna tıklayınız,
- Açılan formu doldurunuz. Zorunlu alanların * ile işaretlendiğini unutmayınız.
Aşağıda, panelden oluşturulmuş ilgili alanların işaretlendiği bir form örneği göreceksiniz;
- Bekleyen başka ziyaretçi yoksa “Kaydet”i, hemen başka bir ziyaretçi için bir form açmak isterseniz “Kaydet ve Yeni Ekle”yi tıklayınız.
Önemli: Her ziyaret sebebine göre farklı bilgiler talep edileceğinden formu doldurmaya başlamadan önce doğru ziyaret sebebini seçtiğinize emin olun.
Davetliler kolonundan ziyaretçi kolonuna sürükleme;
Davetli ziyaretçiler iPad kullanmaz ya da kullanmak istemez ise ön büro personeli daveti web panelde ki “Davetliler” kolonundan bulup, kartı farenin sağ tuşu ile tutarak “Ziyaretçiler” kolonuna sürükler.
Bu işlemi yaptığınızda;
- Eğer davet sırasında ya da ziyaretçi ön kayıt yaptığında zorunlu alanları doldurmuş ise, Noqnoq başka işleme gerek kalmaksızın ev sahibi çalışanına ziyaret ile ilgili bildirimi seçilen yönteme göre gönderir.
- Zorunlu bilgilerin eksik olması durumunda otomatik olarak form açılacak ve eksik bilgilerin doldurulması istenecektir. Formu doldurup “Kaydet”i tıkladığınızda, yine ev sahibi çalışanına otomatik bildirim gönderilerek işlem tamamlanacaktır.
