NDA ingilizce non-disclosure agreement kelimelerinin baş harflerinden oluşmuş, Türkçeye “Gizlilik anlaşması” olarak çevrilebilecek hukuki bir terimdir.
Şirketin belirlediği gizlilik anlaşmasını yani NDA’yi ziyaretçilerinize imzalatmak isteyebilirsiniz. Bunun için Noqnoq ziyaretçilerden giriş yaptıklarında feragatname, serbest bırakma formu veya güvenlik belgesi vb. gibi yasal bir belgeyi elektronik olarak imzalamalarını isteyebilirsiniz. Noqnoq’un bu fonksiyonu şirketin ihtiyaçları ve mevcut iş akışlarına güvenliği arttıracak biçimde kusursuz uyum sağlar.
Bu bölümde;
- NDA imzalamanın faydaları,
- NDA nasıl imzalanır,
- Ziyaretçilerin NDA imzalama aşamaları,
- NDA’i kimin imzaladığını görmek,
- İmzalı NDA’leri saklamak yazılarına ulaşabilirsiniz.
NDA imzalanmasının faydaları;
- İş yerine gelen her ziyaretçinin NDA’yi görüp imzalamasını sağlar.
- NDA’lerin tamamı dijital olarak saklanır, bu nedenle taranacak, dosyalanacak veya yönetilmesi gereken basılı dokümanlar olmayacağından bu işlem şirketi birçok karmaşık dosya ve evrak işinden kurtaracaktır.
- NDA’yi otomatik olarak ziyaretçi kendi bilgileriyle doldurur (isim, ziyaret amacı ve diğer bilgi alanları gibi) bu nedenle yeniden belge hazırlığı gerektirmez.
- Ziyaretçilere ziyaret nedenlerine göre, yasal belgeler ve güvenlik feragatnameleri gibi farklı belgelerin sunulmasına olanak sağlar.
NDA nasıl çalışır ?
Noqnoq, ziyaretçilerden oturum açma akışının bir parçası olarak seçtiği dokümanı incelemesini ve imzalamasını isteyebilir. Bu dokümanı Noqnoq’un işlevsel tasarımı sayesinde düzenleyebilirsiniz. Düzenleme işlemi; tamamen kendi belgelerini kullanabileceğiniz, bu belgeleri düzenleyebileceğiniz veya değiştirebileceğiniz şirkete özel bir NDA oluşturulmasına olanak sağlar.
- Standart hale getirip kaydettiğin bir NDA belgesi ziyaretçiye imzalaması için sunulur.
- Bir ziyaretçi Noqnoq’un yasal olan belgesini imzalandığında Noqnoq bu belgeyi kaydeder ve imzalanan belgenin dijital bir kopyasını otomatik olarak saklar.
Ziyaretçilerin NDA imzalama aşamaları;
Kiosk ile;
Herhangi bir ziyaretçi, bulunduğunuz yere geldiğinde şirket politikanıza göre düzenlenmiş NDA’i İPad’de imzalayabilir.
- Ziyaretçiler tablette “Giriş” düğmesine dokunacaklar ve kayıt olma akışından geçecekler.
- NDA adımına ulaştıklarında, NDA metnini okuyabilir ve imzasını doğrudan iPad’de parmaklarıyla imzalayabilirler.
Ön kayıt ile;
Ziyaretçilere, gelmeden önce yasal belgenizi imzalama seçeneği oluşturmak için ön kayıt yaptırınız. Bu, ziyaretçilerin NDA imzalamadan önce önemli belgeleri okumak ve gözden geçirmek için bolca vakitleri olmasını sağlar. Ve daha sonrasında ziyaretçinin kendisinde bir NDA örneği bulunması içinde ön kayıt önemli bir adımdır. Ön kayıt sırasında NDA imzalamak için aşağıdaki adımlar şöyle sıralanır;
- Ziyaretçilerin yasal belgenizi önceden imzalamalarını sağlamak için bir davet oluşturunuz.
- Ziyaretçiden e-postayı aldığında, “Hızlı giriş için ön kayıt yapmak istiyorum” seçeneğini tıklaması ve ön kayıt ayrıntılarını doldurması beklenir.
- Ardından, NDA’yi okuma ve imzalama seçeneğine sahip olacaktır.
Yasal belgenizi kimin imzaladığını görmek;
Hangi ziyaretçilerin/davetlilerin NDA imzaladığını görmek için Dashboar’ta ziyaretçinin bilgi kartını kontrol edebilirsiniz.
NDA imzalanmaz ise ziyaretçinin/davetlinin bilgi kartının üzerinde NDA yazısının turuncu renk ile işaretlendiğini görebilirsiniz.
NDA imzalandığında ziyaretçinin/davetlinin bilgi kartının üzerinde NDA yazısını yeşil renk ile işaretlendiğini görebilirsiniz.
İmzalı yasal belgeleri saklamak;
Tüm yasal belgeler dijital olarak imzalandığından, dosyaların depolanması ve yönetilmesi basittir.
